Persoonsgegevens en privacy
De Rekenkamer Katwijk verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier. Daarbij volgen we de Europese regels van de Algemene verordening persoonsgegevens (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. In deze privacyverklaring leest u hoe wij dat doen.
Dit onderzoeken we
De gemeenteraad van Katwijk heeft een Rekenkamer ingesteld. De Rekenkamer onderzoekt of het gemeentebestuur doelmatig, doeltreffend en rechtmatig werkt. Dat betekent dat alle beleidsvelden en taken van de gemeente door de Rekenkamer onderzocht kunnen worden. Het gaat niet alleen om onderzoek naar gevoerd beleid en bestuur, maar ook om het voorbereiden van beleid (sinds 2024).
Voor het uitvoeren van deze taak mag de Rekenkamer alle documenten van het gemeentebestuur onderzoeken (op basis van artikel 183 lid 1 van de Gemeentewet). Dat kan zowel papieren informatie zijn als digitale informatie. Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn, zodat we het onderzoek met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.
- Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de Gemeentewet verplicht deze gegevens aan de Rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.
- Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Heel soms kunnen we u om bijzondere persoonsgegevens vragen. Bijvoorbeeld bij een onderzoek in het sociaal domein. Verder kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier te onderzoeken, waarin bijzondere persoonsgegevens staan. Deze (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u expliciet akkoord heeft gegeven. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
- Alleen met uw toestemming nemen wij uw naam en functie (als dat van belang is) op in ons rapport. Van politici die verbonden zijn aan de gemeente Katwijk registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Bij het benaderen van raadsleden voor ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.
De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Daarom hebben we technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan (en andere
ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens).
- De Rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, behalve als dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan onze wettelijke taken.
- Met organisaties die in onze opdracht uw gegevens verwerken (bijvoorbeeld een enquêtebureau), sluiten we een verwerkersovereenkomst af. Zo zorgen we voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De Rekenkamer blijft ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.
- Bij een eventueel datalek meldt het externe onderzoeksbureau dit meteen aan de Rekenkamer. De Rekenkamer overlegt na deze melding met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Katwijk. Wanneer nodig doen we een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Rekenkamer heeft een Functionaris Gegevensbescherming benoemd(Verwijst naar een externe website).
- De Rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is of wettelijk verplicht is om het doel te bereiken waar uw gegevens voor zijn verzameld.
- Waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek. In ieder geval binnen één jaar na publicatie. De persoonsgegevens die niet geanonimiseerd kunnen worden, wissen we na publicatie van het onderzoek.
Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten:
- De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek (in ieder geval binnen één jaar). Wanneer anonimiseren niet mogelijk is, wissen we de persoonsgegevens na publicatie van het onderzoek.
- Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt (bijvoorbeeld bij een enquête), heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij de Rekenkamer om langs te komen.
- U moet zich tijdens de afspraak kunnen legitimeren en kunnen aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen ook daadwerkelijk van u zijn.
- U mag geen gegevens van andere personen inzien.
- De Rekenkamer probeert uw verzoek binnen 4 weken af te handelen.
Vragen?
- Als u vragen heeft over deze privacyverklaring - of over de verwerking van persoonsgegevens door de Rekenkamer - neem dan contact op met de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer via rekenkamer@katwijk.nl(Verwijst naar een e-mailadres).
- Een klacht of melding van een datalek kunt u schriftelijk richten aan rekenkamer@katwijk.nl(Verwijst naar een e-mailadres).
- Vermeld in uw melding of klacht in ieder geval uw naam, (email)adres en telefoonnummer.
- Vermeld de datum van uw klacht en geef duidelijk aan waar uw klacht over gaat.
- Wij bevestigen de ontvangst van uw klacht en nemen daarna uw klacht in behandeling.
- Het e-mailadres van de Functionaris voor Gegevensbescherming van de gemeente Katwijk is fg@katwijk.nl(Verwijst naar een e-mailadres).
- Mochten we uw klacht niet samen op kunnen lossen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens(Verwijst naar een externe website).